百花仙子是住在蓬莱山薄命崖红颜洞的仙女,管理天上人间的百花,负责百花的开放、衰败、颜色、香味、生长地点等相关事务。后因百花摄于人间帝王武则天之令在寒冬齐放而被玉皇大帝贬至凡间,历经数次劫难、重修正果才得以回返天庭。这个故事就是清朝李汝珍所著《镜花缘》一书的楔子。这个故事家喻户晓,为人们津津乐道。在为美丽的百花仙子遭贬扼腕叹息的同时,笔者禁不住要问:“百花仙子的错误能否避免?她能否躲过这一劫?”
百花仙子的在劫难逃
百花仙子掌管花事的权力就来源于人、神、鬼三界的最高统治与管理者——玉皇大帝的授权。细细想来,共有四个因素导致了百花仙子遭贬这一风险事件的发生。
第一、腊梅花在大雪隆冬时开放。梅花扑鼻的清香、饮酒的刺激使诗兴盎然的人间女天子武则天头脑发热,悍然下旨[1]要百花“连夜发”。
第二、百花仙子长时间离开工作岗位,而对突发事件的处理未做妥善安排。作为百花之主,百花仙子外出娱乐一下倒也不用跟下属请假,但她到麻姑洞府和麻姑下棋难解难分,居然彻夜未归!不归倒也罢了,她也没有想办法跟牡丹仙子、兰花仙子等众仙子保持联络(虽然那时没有电话和移动手机,但派个小童子送信是完全可以的)。
第三、百花仙子和下属之间信息沟通不畅。百花仙子没有告诉过众花仙自己曾发下誓言,她们不知自己的顶头上司会因为她们屈从武则天的一句酒后戏言而输掉赌约。
第四、百花仙子未预先明示紧急情况的处置方式(特别是处置原则),最终导致百花违反节令开放。下属众仙子面对人间皇帝荒谬的命令,首先想到的是请示上司;在百花仙子失联的情况下,她们走了民主决策程序——集体商议,但由于百花仙子事先未能明示危机处置原则,下属众仙子未能达成一致意见。县官不如现管,面对马上就可降临的武则天的处罚,她们最后决定把百花仙子这个县官抛在脑后,先开了花应付那个醉醺醺的武帝,其他后果再说吧。
缺乏完善内控的结果使放任风险成为事故,百花仙子被贬谪凡间受轮回之苦,承担了领导者责任;众花仙子也承担了直接责任。
笔者认为,若百花仙子能生在当今,掌握了基本的风险管理与内控知识,做好百花事务的授权管理,《镜花缘》就并非是百花仙子在劫难逃的苦难经历了。
仁者见仁,智者见智,对百花隆冬齐放导致百花仙子遭贬这件事,从不同的角度可以得出不同的管理启示。笔者在下文中仅从授权的角度来分析这个故事里所蕴藏的智慧。
如何认识授权
授权是企业管理的重要节点之一。《企业内部控制应用指引第1号——组织架构》[2]第二章第五、六、七、八条分别从“三重一大”问题处理、机构职能、岗位职责等方面规定了对授权的基本要求。但为了看清授权与其他管理机制的逻辑联系,只有把它放在内部控制体系的立体网格中,从风险管理的视角,全方位地观察它和其他管理节点的联系,才能完整地理解其在内控中的重要位置。
授什么“权”?通常来说,权利的拥有者意味着至少有两种能力:第一是决策权;第二是对资源(包含人、财、物)的支配使用权。不可否认,授权是高层管理者对下级某些管理权的下放。通过授权,上级将某些决策权和资源调配和使用权交给下属使用。若管理得当,上级并不会彻底丧失这些权利,而是通过授权提高了工作效率。百花仙子虽然有权号令百花,但除非玉帝下令,否则不能胡乱号令百花齐开。可见,玉帝还是保留了对百花的最终号令权。
授权通常可以分为三类。
第一、机构职能和岗位分工,这是一种常态的、概括性授权。此处“机构”不仅包括部门也包括高级管理人员。组织机构图、业务流程图、岗(职)位说明和权限指引等文件,是该类授权管理中必不可少的文件。
第二、临时性授权,这是针对单一事项、短时间内的授权,如诉讼中的法人授权委托。该类授权事项一般专业性较强,被授权人也不像机构和部门特定岗位员工那样相对固定,而且授权期间多的几个月、少的几天。该类授权的管理一般侧重于被授权人选择、授权处理事项及期限确定、授权书存档管理等问题。
第三、特殊授权,专指介于机构职能常态授权与临时授权之间的过渡型授权。相对于前两类授权,特殊授权针对的事项内容比临时性授权庞杂、期限比较长,但同时具有临时性(与常设机构比)与反复发生(发生频率高)的特点。
无论是哪一类授权,被授权人的选择、授权权限内容、授权期限、授权监督、授权履行等都是授权管理中的关键节点。
授权管理中的关键节点
授权时要明确风险控制目标。风险管理目标是企业运营目标组成之一,需要管控的风险也正是企业运营目标实现的障碍或阻力。因此,管理者在授权前应意识到:授予下级相关权利是分解下放风险管控的任务,防止风险失控后成为风险事件,而不是单纯为了分权、分解任务而授权。
与嫦娥立下赌约,百花仙子发誓说即使人间天子下令百花齐放她都不能从命,若是违反愿堕入红尘受苦。此后在管理百花事务中,百花违背时令开放成为百花仙子工作中的一个风险管控目标。对此风险,首先她低估了风险发生的可能性。做出此种风险评估,百花仙子是基于两个因素:第一认为人间天子圣明睿智,不会颠倒阴阳、强人所难而胡乱下令,即导致风险的事件产生概率极低;第二、百花仙子对自己及其下属执行花开有时的规定充满了自信。后来发生的事证明,百花仙子仅有这些判断和自信是不够的。此外,基于对上述风险错误的估计,百花仙子没有将该风险控制目标分解给下属。众花仙不知道百花仙子和嫦娥立过上述赌约,当然也意识不到有人间天子胡乱号令百花开放时要抵制。所以,即使百花仙子授权分工明确,牡丹仙子、兰花仙子等下属能分管好自己一族的事务,仍旧不能阻止该风险事件的发生。
授权要明确权责边界问题。授权应明确,特别是针对不同的机构之间的界限,应清晰界定,不留下模糊地带。
模糊授权或根本就不授权的危害是显而易见的。无论是部门、个人之间,还是部门与职员个人之间,总是或多或少存在利益冲突。决定人类和组织(最终还是人)行为的永远都是利益。选择对自己利益较大的方案,趋利避害是人类的本能,所以面对硬骨头类的工作,部门之间会推诿,而对不用费力就能有成绩的工作,各部门又互相争抢。挑肥拣瘦之风存在的土壤正是职责边界模糊。
众仙子本是百花仙子的下属,她们职责本仅限听命于百花仙子,而不用去遵照武则天女皇的旨意。因为害怕被武后惩罚最后还是颠倒时令开放而违背了自己职责,趋利避害的本能使然。但她们也仅仅是躲过了眼前之灾,没逃过事后与上司一起被贬谪人间红尘的劫难。可见,授权中边界不清带来的风险,首先最大程度地留给了上级管理者本人。
危机应对中的授权。在具体业务处理中,管理层不仅要应对突发事件做好危机处理预案,针对突发情况的处理,更应在预案中做出“授权”。该类授权不是对特定权力的提前授予,而是对危机处理程序和处理原则的明确。俗话说“将在外,君命有所不受”,讲的就是危机情况中下属的决策权。现实情况的复杂性决定了任何授权都不能详尽到应付所有情况。
百花仙子在洞府外下棋彻夜未归,面对武后“花须连夜发”的圣旨,众花仙召开会议集体协商、民主决策,正是应对这种突发情况的正确做法,只可惜她们决策遵循的原则大错特错了。如若百花仙子未曾发过誓言或者她把发过誓言的事情通告诸位仙子,后果也不会如此严重。总体来看,众花仙的决策方式是民主的,但决策程序中收集的风险信息严重不全,更重要的是决策中忽略了整体的根本利益,只顾及了眼前利益(逃避武后迫在眉睫的处罚)因此决策结果错误。
由此可见,在危机预案中,管理层对下级授权的重点是明确针对突发事件的决策方式、决策程序与决策遵循原则。
奖惩与考核机制做授权保障。管理层授权目标的实现,离不开赏罚严明的奖惩与考核体系,这也是授权体系或者说管理权威性的唯一保障。
百花仙子谨守百花时序而开的规定,是因为玉帝对此“号令极严,稽查最密”[3]。后来百花擅自“连夜发”,百花仙子虽未亲自下令,但因她是百花之首,对此负有不可推卸的责任,故按规定被处罚——打入凡间受轮回之苦,其他花仙陪同受罚。这一切都展示了天条的不可违背,天庭的赏罚严明。与现实相比,一些企业管理规定落实难、执行效果差了也就不足为奇了。除了权责不清之外,没有将奖惩和考核真正落实也是原因之一。
在内控理论中,授权只是组织架构设计中的一部分,展现在机构职能分解、职权和岗位分工等现象中,通过资金活动、采购业务、销售业务等具体业务的处理来体现其实施效果,同时奖惩考核制度恰好又是授权成果的强化工具。授权在组织架构设计乃至管理中的关键性可见一斑。仅关注授权本身,而忽视与授权问题相联系的授权边界、风险控制目标、信息沟通、危机处理程序、奖惩执行等问题,是无法管理好授权的。
生活在距今200年前的李汝珍,居然给我们现代人提供了一个如此完美的内控案例!笔者遐想联翩,百花仙子重回天庭后,百花乱开的问题会不会再现呢?